آموزش قدم به قدم پاورپوینت ۲۰۱۹ – درس اول

مقدمه

پاورپوینت یک برنامه‌ مخصوص ارائه‌ مطالب است، که به شما امکان می‌دهد تا بتوانید اسلایدهای پویایی برای ارائه‌های خود ایجاد نمایید. ارائه‌ شما می‌تواند شامل انیمیشن، نگارش مطلب، تصاویر، ویدئوها و بسیاری مطالب دیگر باشد. در این درس، شما طریقه‌ کار با پاورپوینت و آشنایی با محیط آن، مانند منوی پاورپوینت، نوار ابزار دسترسی سریع و نمای پس‌زمینه را خواهید آموخت.

درباره‌ آموزش پاورپوینت ۲۰۱۹

روند این دوره آموزش حرفه‌ای پاورپوینت ۲۰۱۹ به گونه‌ای ا‌ست که تمامی نسخه‌های اخیر پاورپوینت، مانند پاورپوینت ۲۰۱۹، پاورپوینت ۲۰۱۶ را در بر می‌گیرد. ممکن است یکسری تفاوت جزئی در هر یک از این نسخه‌ها باشد، اما در اکثر بخش‌ها مطالب آموزش پاورپوینت ۲۰۱۹ با نسخه شما یکسان خواهد بود.

رابط کاربری پاورپوینت

وقتی برای نخستین بار پاورپوینت را باز می‌کنید، صفحه‌ زیر مقابل شما باز خواهد شد. شما می‌توانید با استفاده از این صفحه، یک پرزنتیشن یا ارائه جدید بسازید. برای شروع دو راه پیش رو دارید. اول اینکه از تمپلیت‌های آماده پاورپوینت استفاه کنید که در این صفحه قابل انتخاب است و راه دوم این است که گزینه Blank Presentation یعنی یک صفحه سفید خالی را انتخاب کنید. با انتخاب هر کدام از این موارد به صفحه اصلی پاورپوینت هدایت می‌شویم.

نوار ابزار پاورپوینت

حال یک گام در آموزش پاورپوینت ۲۰۱۹ جلو می‌رویم و با کاربرد نوار ابزار پاورپوینت آشنا می‌شویم. نوار ابزار پاورپوینت، تمامی فرمان‌های رایج پاورپوینت را که حین ساخت پاورپوینت به آن نیاز پیدا خواهید کرد، برای شما نمایش می‌دهد. نوار ابزار پاورپوینت شامل تب‌های متعددی می‌شود؛ که هر کدام از این تب‌ها شامل گروه‌های متعددی از فرمان‌های متعدد می‌شود.

همانطور که در تصویر بالا مشاهده می‌کنید، برخی از گروه‌ها دارای یک پیکان کوچک در قسمت پایین سمت راست هستند که می‌توانید برای مشاهده گزینه‌های بیشتر روی آن کلیک کنید. به طور مثال در تصور پایین روی پیکان مربوط به گزینه های ویرایش فونت کلیک می کنیم. در این حالت یک نوار در سمت راست پاورپوینت برای شما نمایش داده می‌شود که می‌توانید تنظیمات بیشتری در رابطه با فونت را در آن قسمت اعمال نمایید. (در درس‌های آینده به توضیح کامل این بخش می‌پردازیم.)

نمایش و مخفی کردن نوار ابزار پاورپوینت

نوار ابزار برای پاسخ به کارهای پرتکرار شما طراحی شده است. اما اگر متوجه شدید که فضای صفحه نمایش شما را اشغال می‌کند می‌توانید نمایش آن را به حداقل برسانید. به این منظور، همانند تصویر زیر روی پیکان گزینه‌های نمایش ابزار در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید تا منوی کشویی زیر نمایش داده شود.

در ادامه گزینه‌های این منو نمایش داده می‌شود:

Auto-hide Ribbon: این گزینه منوها و نوار ابزار را مخفی می‌کند.

Show Tabs : این گزینه تنها نوار ابزار را مخفی می‌کند.

Show Tabs and Commands: این گزینه نوار ابزار و منو را نمایش می‌دهد.

گزینه به من بگو!

در اتنهای منوها، گزینه ای با آیکن لامپ وجود دارد که گزینه “Tell me” است. این گزینه همانند جستجو عمل می‌کند. اگر کاری می‌خواهید انجام بدهید ولی مسیر آن را نمی‌دانید می‌توانید از این بخش کمک بگیرید. برای مثال من گزینه Shape را همانند تصویر جستجو کردم و تمام ابزارهای مربوط به شیپ‌ها نمایش داده شد.

دسترسی به کاربردی ترین فرمان‌ها

در بالاترین نوار پاورپوینت گزینه‌های دسترسی سریع به برخی فرمان‌های پرتکرار پاورپوینت وجود دارد. برای قرار دادن فرمان‌های دلخواه در این نوار مراحل زیر را طی کنید:

۱٫ همانند تصویر زیر روی پیکان کشویی در بالاترین نوار ابزار کلیک کنید:

۲٫ در مقابل ابزارهایی که در نوار ابزار سریع وجود دارند گزینه تیک درج شده است. می توانید آن ها را حذف کنید یا ابزارهای دلخواه خود را به ابزارهای دسترسی سریع اضافه کنید. همچنین برای انتخاب ابزارهای بیشتر می‌توانید بر روی گزینه More Commands کلیک نمایید.

خط‌کش، راهنما و خطوط مشبک

گام جدید آموزش پاورپوینت ۲۰۱۹، آموزش نحوه‌ی کار با خط‌کش، راهنما و خطوط مشبک است. پاورپوینت شامل ابزارهای متعددی برای مرتب‌سازی و تنظیم محتوایی‌ست که می‌بایست در هر اسلاید وارد کنید. خط‌کش، راهنما و خطوط مشبک، از جمله این ابزارها هستند. این ابزارها کار شما را برای هم‌تراز نمودن محتوای هر اسلاید راحت‌تر می‌کند.

برای نمایش این موارد به تب View رفته و تیک گزینه های Ruler (خط کش)، Gridlines (خطوط راهنما) و Guides (خطوط مشبک) را فعال کنید. (همانند تصویر زیر)

زوم و سایر قابلیت‌های نمایشی

برای این‌که ظاهر پاورپوینت شما تغییر کند، پاورپوینت گزینه‌های متعددی را برای تغییر ظاهر ارائه‌تان در اختیار شما قرار می‌دهد. می‌توانید پاورپوینت خود را به صورت نرمال مشاهده کنید، حالت نمایش اسلاید را به صورت نمایش کنار هم اسلایدها، نمای مخصوص روخوانی اسلاید و یا حالت نمایش انحصاری اسلایدها قرار دهید. برای این‌که صفحه‌ی ارائه‌ی شما بهتر قابل خواندن گردد، می‌توانید زوم صفحه را کم و زیاد کند.

جابجایی نمایش اسلایدها

جابجایی بین حالات نمایش اسلایدها کاملا آسان است. تنها کافی‌ست حالت نمایشی محبوب خود را از سمت پایین و گوشه‌ی سمت راست اسلاید انتخاب کنید. (مانند تصویر زیر)

• اگر به دنبال تجربه‌ بهتری در روند آموزش پاورپوینت ۲۰۱۹ خود هستید و می‌خواهید بهتر در مورد حالات نمایش اسلایدها یاد بگیرید، دروس ما را در مبحث مدیریت اسلایدها مطالعه کنید.

کاهش و افزایش زوم صفحه

برای کاهش و افزایش زوم تصویر، می‌توانید بر روی نشانگر زوم کنترل اسلاید کلیک کنید و آن را به دو طرف بکشانید. نشانگر کنترل زوم صفحه را می‌توانید در گوشه‌ی سمت راست و پایین صفحه پیدا کنید. به علاوه می‌توانید با انتخاب فرمان + یا -، کنترل زوم را در مقیاس دقیق‌تری به انجام برسانید. عددی که در کنار نشانگر نشانگر زوم قرار دارد، درصد زوم شما را نشان می‌دهد. این نشانگر به عبارت دیگری درجه‌ی زوم اسلاید نیز نامیده می‌شود.

نمای پس‌زمینه

می‌توانید با گزینه‌های مختلف موجود در نمای پس‌زمینه، فایل خود را ذخیره کنید، یک فایل جدید باز کنید، آن را پرینت کنید و حتی آن را با سایر افراد به اشتراک بگذارید. برای دسترسی به نمای پس‌زمینه، بر روی تب File در منوی پاورپوینت کلیک کنید.

بعد از انتخاب گزینه File منویی کشویی برای شما نمایش داده می‌شود (همانند تصویر زیر) در ادامه به توضیح هر کدام از آیتم های این منو می‌پردازیم:

بازگشت به پاورپوینت

اگر در این مرحله از آموزش پاورپوینت ۲۰۱۹، نمی‌دانید چگونه به فضای پاورپوینت برگردید؛ تنها کافی‌ست بر روی فلش بستن نمای پس‌زمینه،به فضای پاورپوینت بازگردید.

گزینه Info (اطلاعات)

شما هرگاه نمای پس‌زمینه را باز کنید، به راحتی می‌توانید به گزینه‌ی اطلاعات (Info) دسترسی پیدا کنید. این قابلیت، اطلاعات ارائه‌ی فعلی شما را نمایش می‌دهد.

گزینه‌ی New

این گزینه، یک ارائه‌ی سفید و خالی جدید را برای شما باز می‌کند. حتی می‌توانید از طریق این گزینه، یک ارائه‌ی جدید با قالب بزرگتر را انتخاب کنید.

گزینه‌ی Open

یکی دیگر از مواردی که در حین آموزش پاورپوینت ۲۰۱۹، نباید از قلم انداخت؛ گزینه‌ی “باز کردن” یا Open است. شما از طریق این گزینه، می‌توانید ارائه‌ای که به تازگی بر روی آن کار کرده‌اید را انتخاب نمایید. حتی می‌توانید یکی از ارائه‌های سیو شده در وان‌درایو (OneDrive) خود را از کامپیوتر انتخاب کرده و باز کنید.

گزینه‌های Save و Save As

حال که آموزش پاورپوینت ۲۰۱۹ را حسابی جدی گرفته‌اید؛ بهتر است کاربرد Save و Save as را نیز بدانید. از این دو گزینه می‌توانید برای ذخیره‌ی ارائه‌ی خود در کامپیوتر یا وان‌درایو خود استفاده کنید.

گزینه‌ی Print

از گزینه‌ی پرینت، می‌توانید تنظیمات پرینت خود را تغییر دهید و یا از ارائه‌ی خود پرینت بگیرید. بعلاوه می‌توانید پیش‌نمایشی از ارائه‌ی خود را نیز مشاهده کنید.

گزینه‌ی Share

اگر پس از این مقاله‌ی آموزش پاورپوینت ۲۰۱۹، به این گزینه برخورد کردید؛ بدانید که از طریق آن می‌توانید اجازه دهید سایر افراد نیز سند پاورپوینت شما را مشاهده کرده و در ایجاد آن مشارکت نمایند. بعلاوه می‌توانید از طریق این گزینه، ارائه خود را به ایمیل‌تان بیفزایید.

گزینه‌ی Export

اگر می‌خواهید فرمت فایل را تغییر دهید، به عنوان مثال آن را به فرمت پی‌دی‌اف یا XPS و حتی فرمت PowerPoint 97-2003 تبدیل کنید، قطعا این گزینه به دردتان خواهد خورد.

گزینه‌ی Close

شما با این گزینه می‌توانید پروژه‌ی ارائه‌ای که در حال حاضر روی کار بر آن هستید، ببندید.

گزینه‌ی Account

حال در این مرحله‌ از آموزش پاورپوینت ۲۰۱۹، شما با گزینه‌ی Account می‌توانید به اطلاعات حساب مایکروسافت خود دسترسی پیدا کنید، تم پاورپوینت خود را به همراه پس‌زمینه‌ی حساب خود را تغییر دهید و حتی از حساب کاربری مایکروسافت خود خارج شوید.

گزینه‌ها

شما در بخش Options می‌توانید گزینه‌های پیشنهادی پاورپوینت خود را تغییر دهید، تنظیمات آن را دست‌کاری کنید و حتی زبان مورد علاقه‌ی خود را بر روی آن تنظیم کنید.

تمرین کنیم!

۱- درس اول آموزش پاورپوینت ۲۰۱۹ شما به اتمام رسید! حال با باز کردن پاورپوینت و آغاز یک صفحه‌ی سفید یا Blank presentation، یک ارائه‌ی جدید برای خود باز کنید.

۲- به گزینه‌های ابزار پاورپوینت مراجعه نمایید و آن را بر روی Show Tabs تنظیم کنید؛ تا تب‌های سند پاورپوینت برای شما به نمایش درآیند.

۳- بر روی فلش رو به پایین کلیک کرده و نوار ابزار دسترسی سریع را باز کنید. حال با کلیک بر روی New و انتخاب پرینت سریع یا Quick Print، گزینه‌ی Spelling را انتخاب کنید.

۴- در این مرحله، در بخش Tell me، کلمه‌ی Shape را تایپ کرده و سپس بر روی Enter بزنید.

۵- در این مرحله، اشکال برای شما باز خواهند شد. یک شکل را انتخاب کرده و پس از دابل کلیک، آن را در گوشه‌ای از اسلاید خود ایجاد نمایید.

۶- اگر خط‌کش برایتان بالا نمی‌آید، آن را نمایان سازید.

۷- زوم اسلاید ارائه‌ی خویش را بر روی ۱۲۰ درصد قرار دهید.

۸- اگر کارتان با ارائه‌ی خود تمام شده، ارائه می‌بایست شکلی شبیه به این پیدا کند:

۹- حال در مرحله‌ی پایانی آموزش پاورپوینت ۲۰۱۹، بر روی گزینه‌ی نمایش ابزار پاورپوینت کلیک کنید. حالا بر روی Show Tabs and Commands کلید نمایید و گزینه‌ی نمایش تب‌ها و فرمان‌ها را به حالت اولیه برگردانید.